Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)

Data Processing Agreement gemäss Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG)

Stand: 31. August 2026

1. Gegenstand und Geltungsbereich

1.1 Parteien

• Verantwortlicher (Controller): Der Kunde, der den KI-Telefonassistenten-Dienst von rednea nutzt (nachfolgend «Kunde»)
• Auftragsbearbeiterin (Processor): kraftscale GmbH, Aastrasse 8, 8853 Lachen SZ, CHE-155.650.863 (Betreiberin des Dienstes «rednea»)

1.2 Gegenstand

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend «DPA») regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Bearbeitung personenbezogener Daten durch rednea im Auftrag des Kunden im Rahmen des KI-Telefonassistenten-Dienstes.

1.3 Rangordnung

Bei Widersprüchen zwischen diesem DPA und den AGB gehen die Bestimmungen dieses DPA vor, soweit sie den Schutz personenbezogener Daten betreffen.

1.4 Dauer

Dieser DPA gilt für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus, solange rednea personenbezogene Daten des Kunden bearbeitet.

2. Art und Zweck der Bearbeitung

rednea bearbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich zum Zweck der Erbringung des KI-Telefonassistenten-Dienstes:

• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe
• Echtzeit-Spracherkennung (Speech-to-Text) und Sprachsynthese (Text-to-Speech)
• KI-gestützte Gesprächsführung
• Erstellung von Gesprächstranskriptionen und -zusammenfassungen
• Speicherung und Bereitstellung der Gesprächsdaten an den Kunden
• Weiterleitung von Nachrichten und Anrufen
• Gesprächsaufnahme (standardmässig aktiviert; vom Kunden in den Einstellungen deaktivierbar)

Weder rednea noch ihre Unterauftragsbearbeiter verwenden personenbezogene Daten des Kunden für das Training, die Verbesserung oder die Evaluation von KI-Modellen.

3. Kategorien betroffener Personen

• Anrufer, die bei einem Kunden anrufen, der rednea nutzt
• Mitarbeitende des Kunden (soweit Kontaktdaten für Weiterleitung hinterlegt)

4. Kategorien bearbeiteter Daten

4.1 Standardmässig bearbeitete Daten

4.2 Optional bearbeitete Daten

4.3 Nicht bearbeitete Daten

rednea erstellt keine Stimmabdrücke (Voiceprints) und verwendet keine biometrische Stimmerkennung zur Identifizierung von Anrufern.

5. Besonders schützenswerte Personendaten

Anrufe können aufgezeichnet werden; die Aufzeichnung ist standardmässig aktiviert und kann vom Kunden in den Einstellungen deaktiviert werden. Aufnahmen werden verschlüsselt und ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Je nach Branche des Kunden können Gesprächsinhalte besonders schützenswerte Personendaten enthalten (Gesundheitsdaten, Daten über rechtliche Verfahren, Finanzdaten). Der Kunde als Verantwortlicher ist dafür zuständig, die Rechtmässigkeit der Bearbeitung sicherzustellen und die Vereinbarkeit mit allfälligen Berufsgeheimnispflichten zu prüfen.

6. Pflichten von rednea

6.1 Weisungsgebundenheit

rednea bearbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich gemäss den dokumentierten Weisungen des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus diesem DPA, den AGB und der Konfiguration des KI-Assistenten durch den Kunden im Dashboard.

Ist rednea der Ansicht, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstösst, informiert rednea den Kunden unverzüglich.

6.2 Vertraulichkeit

Alle Personen, die bei rednea Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet; diese Pflicht besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort. rednea stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben, und verpflichtet Unterauftragsbearbeiter in gleichem Umfang.

6.3 Technische und organisatorische Massnahmen

rednea trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten gemäss Anhang A dieses DPA.

6.4 Unterstützung des Kunden

rednea unterstützt den Kunden bei der Beantwortung von Auskunftsbegehren (Art. 25 DSG), bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung (Art. 32 DSG), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 22 DSG) und bei der Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 24 DSG).

6.5 Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses löscht rednea alle personenbezogenen Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Wunsch stellt rednea vor der Löschung einen Export in maschinenlesbarem Format (JSON/CSV) bereit.

7. Pflichten des Kunden

7.1 Rechtmässigkeit

Der Kunde ist als Verantwortlicher dafür zuständig, dass die Bearbeitung auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht, betroffene Personen informiert werden und allfällige Einwilligungen eingeholt werden.

7.2 Informationspflicht gegenüber Anrufern

Der Kunde verpflichtet sich, seine Anrufer in geeigneter Weise über den Einsatz des KI-Telefonassistenten zu informieren. rednea unterstützt den Kunden durch eine automatische KI-Offenlegung zu Beginn jedes Gesprächs.

7.3 Branchenspezifische Pflichten

Kunden in regulierten Branchen sind selbst verantwortlich für die Vereinbarkeit mit Art. 321 StGB (Arztgeheimnis), BGFA und Standesregeln SAV (Anwaltsgeheimnis) sowie weiteren branchenspezifischen Geheimhaltungspflichten.

8. Unterauftragsbearbeiter

8.1 Genehmigte Unterauftragsbearbeiter

Der Kunde genehmigt die unter rednea.ch/subprocessors aufgeführten Unterauftragsbearbeiter. rednea stellt sicher, dass alle Unterauftragsbearbeiter vertraglichen Datenschutzpflichten unterliegen, die mindestens dem Schutzniveau dieses DPA entsprechen.

8.2 Änderungen

rednea informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über geplante Änderungen an der Liste der Unterauftragsbearbeiter. Der Kunde kann innerhalb von 30 Tagen ab Mitteilung Einspruch erheben; der Einspruch hemmt den Einsatz des betreffenden Unterauftragsbearbeiters bis zur Einigung. Können die Parteien keine Einigung erzielen, hat der Kunde das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen.

8.3 Haftung

rednea haftet für das Verhalten ihrer Unterauftragsbearbeiter wie für ihr eigenes.

9. Datenbekanntgabe ins Ausland

9.1 Speicherung in der Schweiz

Alle dauerhaft gespeicherten Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert (Supabase, gehostet auf Infrastruktur der Infomaniak Network SA, Genf).

9.2 Transiente Verarbeitung

Für die Echtzeit-Anrufverarbeitung sowie nachgelagerte KI-Verarbeitung (z. B. Gesprächszusammenfassungen) werden Daten transient — ohne dauerhafte Speicherung — durch KI-Anbieter verarbeitet. Diese Verarbeitung kann auf Infrastruktur ausserhalb der Schweiz und der EU erfolgen (Ziffer 9.3). Details unter rednea.ch/subprocessors.

9.3 Rechtsgrundlage

Die Bekanntgabe ins Ausland erfolgt gestützt auf Art. 16 DSG. Die zentralen Anbieter (Google LLC, Vercel Inc., Telnyx) sind unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert (verifiziert am 18. August 2026) und verfügen damit über ein vom Bundesrat anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau (Art. 16 Abs. 1 DSG); das Vereinigte Königreich verfügt ebenfalls über ein angemessenes Datenschutzniveau gemäss Bundesratsbeschluss. Für nicht-zertifizierte Anbieter, die Daten in Drittländern verarbeiten, sind EU-Standardvertragsklauseln (SCC) vereinbart (Art. 16 Abs. 2 DSG). Ergänzend sind mit allen Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge vereinbart. Dauerhaft gespeicherte Daten verbleiben ausschliesslich in der Schweiz (Ziffer 9.1).

10. Technische und organisatorische Massnahmen (Anhang A)

10.1 Verschlüsselung

• In Transit: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• At Rest: AES-256 für alle gespeicherten Daten
• Sprachaufnahmen (falls aktiviert): in der Schweiz gespeichert, at rest mit AES-256 verschlüsselt und logisch pro Kunde getrennt
• Kalender-Zugangsdaten: zusätzlich mit einem eigenen, versionierten Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM)

10.2 Zugriffskontrolle

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) für das Kunden-Dashboard
• Anmeldung mit Passwort und E-Mail-Einmalcode (Zwei-Schritt-Verifizierung)
• Strikte logische Datentrennung zwischen Kunden (Mandantentrennung)
• Minimalprinzip: Zugriff nur auf die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten

10.3 Audit-Logging

• Protokollierung von Änderungen an Konfigurationen und Stammdaten sowie administrativer Aktionen (Akteur, Zeitpunkt, geänderte Felder)
• Die Protokolle sind unveränderbar: Änderung und Löschung einzelner Einträge sind technisch ausgeschlossen (Append-only)
• Aufbewahrung der Protokolle für die Dauer des Vertragsverhältnisses

10.4 Backup und Wiederherstellung

• Regelmässige verschlüsselte Backups
• Backups ausschliesslich auf Schweizer Infrastruktur
• Dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren

10.5 Löschkonzept

• Gesprächsinhalte (Aufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen, Anruferdetails) werden standardmässig für die Vertragsdauer aufbewahrt; der Kunde kann je Kategorie eine automatische Löschfrist von 7, 30 oder 90 Tagen konfigurieren
• Automatische, unwiderrufliche Löschung nach Ablauf einer konfigurierten Löschfrist
• Löschung auf Anfrage des Kunden innerhalb von 30 Tagen
• Unwiderrufliche Datenlöschung nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen

11. Meldung von Datenschutzverletzungen

rednea informiert den Kunden unverzüglich nach Kenntnisnahme einer Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten. Die Meldung enthält mindestens: Art der Verletzung und betroffene Datenkategorien, Anzahl der voraussichtlich betroffenen Personen, voraussichtliche Folgen sowie ergriffene und vorgeschlagene Massnahmen. rednea unterstützt den Kunden bei der Erfüllung seiner Meldepflichten gegenüber dem EDÖB (Art. 24 DSG) und gegenüber betroffenen Personen.

12. Löschung und Rückgabe bei Vertragsende

Der Kunde kann jederzeit einen Export seiner Daten in maschinenlesbarem Format (JSON/CSV) anfordern. Innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende löscht rednea sämtliche personenbezogenen Daten unwiderruflich. Ausgenommen sind Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Rechnungsdaten gemäss Art. 958f OR). rednea bestätigt die vollständige Löschung auf Verlangen schriftlich.

13. Audit-Rechte

Der Kunde hat das Recht, von rednea alle Informationen zu verlangen, die zum Nachweis der Einhaltung dieses DPA erforderlich sind. Der Kunde oder ein beauftragter unabhängiger Prüfer kann Audits durchführen, die mit mindestens 30 Tagen Vorlaufzeit anzukündigen sind. Die Kosten trägt der Kunde, sofern das Audit keine Verstösse ergibt.

14. Haftung

Die Haftung richtet sich nach den AGB und den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften. rednea haftet für Datenschutzverstösse ihrer Unterauftragsbearbeiter wie für eigenes Verschulden.

15. Branchenspezifische Zusatzklauseln

15.1 Gesundheitswesen

Soweit der Kunde dem Arztgeheimnis (Art. 321 StGB) unterliegt: rednea anerkennt, dass Gesprächsinhalte dem Arztgeheimnis unterliegende Informationen enthalten können, und verpflichtet sich, diese mit besonderer Sorgfalt zu behandeln. Alle Personen mit Datenzugriff sind als Hilfspersonen im Sinne von Art. 321 Ziff. 1 StGB schriftlich auf die Geheimhaltung verpflichtet (Ziffer 6.2); die Speicherung erfolgt ausschliesslich in der Schweiz (Ziffer 9.1). Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Konfiguration so zu gestalten, dass keine medizinischen Diagnosen oder Behandlungsempfehlungen gegeben werden. Der Kunde bestätigt, dass er die Vereinbarkeit mit Art. 321 StGB geprüft hat.

15.2 Anwaltskanzleien

Soweit der Kunde dem Anwaltsgeheimnis unterliegt: rednea anerkennt, dass Gesprächsinhalte dem Anwaltsgeheimnis unterliegende Informationen enthalten können, und verpflichtet sich, diese mit besonderer Sorgfalt zu behandeln. Der Kunde bestätigt, dass er die Vereinbarkeit mit den Standesregeln des SAV und dem BGFA geprüft hat.

Dieser DPA tritt mit der Registrierung des Kunden und Annahme der AGB in Kraft.

kraftscale GmbH — Betreiberin des Dienstes «rednea» (Details im Impressum)