Wann übernimmt der Assistent? Immer, als Backup oder nur an bestimmten Tagen

Manche möchten, dass der Assistent jeden Anruf annimmt. Andere möchten ihn nur als Backup, wenn der Empfang besetzt ist. Wieder andere möchten ihn nur an bestimmten Tagen. Das alles geht. Sie steuern es mit der Rufumleitung Ihrer bestehenden Nummer.

Kurz und bündig: Jeder Anruf, der auf Ihrer rednea-Nummer ankommt, geht an Ihren Assistenten. Wann ein Anruf dort ankommt, legen Sie bei Ihrem Telefonanbieter oder in Ihrer Telefonanlage fest: alle Anrufe umleiten (der Assistent nimmt immer ab), bei Nichtbeantwortung und bei Besetzt umleiten (der Assistent ist Backup) oder die Umleitung an bestimmten Tagen ein- und ausschalten. In rednea selbst gibt es keine Einstellung für Tage oder Zeiten.

Die drei Varianten im Überblick

Ersetzen Sie NUMMER immer durch Ihre rednea-Nummer. Sie finden sie im Dashboard in der linken Spalte unter Telefonnummern.

Variante 1: Der Assistent nimmt immer ab

Wählen Sie auf Ihrem Telefon *21*NUMMER# und drücken Sie die Anruftaste. Ab jetzt geht jeder Anruf sofort an Ihren Assistenten. Ihr eigenes Telefon klingelt nicht. Mit #21# schalten Sie diese Umleitung wieder aus.

Passt zum Beispiel für ein Geschäft ohne feste Person am Telefon, für die Zeit ausserhalb der Öffnungszeiten oder für die Ferien. Auf Sunrise Prepaid ist diese Variante nicht verfügbar.

Variante 2: Der Assistent als Backup

Ihr Telefon klingelt zuerst. Der Assistent übernimmt nur, wenn niemand abnimmt oder wenn die Leitung besetzt ist.

• Bei Nichtbeantwortung: Bei Swisscom lautet der Code zum Beispiel *61*NUMMER*11*20#. Die 20 ist die Verzögerung in Sekunden, also wie lange es bei Ihnen klingelt, bevor der Assistent übernimmt. Bei Swisscom und Salt können Sie 10, 15, 20, 25 oder 30 wählen.
• Bei Besetzt: Bei Swisscom und Sunrise *67*NUMMER#, bei Salt *69*NUMMER#. Damit übernimmt der Assistent, wenn Ihr Empfang gerade telefoniert.

Die genauen Codes für Ihren Anbieter finden Sie in den Anleitungen für Swisscom, Sunrise und Salt. Am Sunrise-Festnetz können Anklopfen und Rufumleitung nicht gleichzeitig aktiv sein. Details dazu stehen in der Sunrise-Anleitung.

Gut zu wissen: Ausserhalb Ihrer Präsenzzeiten nimmt niemand ab. Mit der Umleitung bei Nichtbeantwortung übernimmt der Assistent dann automatisch, ohne dass Sie etwas umschalten. Die Anrufenden hören vorher nur einige Klingeltöne. Das setzt voraus, dass Ihr Telefon eingeschaltet ist und klingelt. Das passt zum Beispiel für eine Hausarztpraxis, die den Assistenten früh am Morgen, über Mittag und am Abend braucht.

Variante 3: Nur an bestimmten Tagen oder Zeiten

Soll Ihr Assistent an manchen Tagen direkt abnehmen und an anderen nur Backup sein, schalten Sie die Umleitung für alle Anrufe an diesen Tagen ein und wieder aus. Ein Beispiel für eine Praxis, deren Empfang am Montag und Dienstag nicht besetzt ist:

Prüfen Sie nach jedem Umschalten mit einem Anruf von einem anderen Telefon, ob es so klingelt, wie Sie es möchten. Greift die Umleitung bei Nichtbeantwortung oder bei Besetzt danach nicht mehr, richten Sie sie mit dem Code Ihres Anbieters neu ein.

Die Umleitung bei Nichtbeantwortung können Sie statt mit einem Code auch online einrichten: bei Swisscom unter my.swisscom.ch oder cockpit.swisscom.ch, bei Sunrise unter my.sunrise.ch und bei Salt unter my.salt.ch. Die Schritte stehen in der Anleitung Ihres Anbieters.

Haben Sie eine Telefonanlage, zum Beispiel in einer Praxis mit mehreren Apparaten, richten Sie die Umleitung meistens dort ein. Fragen Sie Ihren Anbieter oder die Firma, die Ihre Anlage betreut, ob sich die Umleitung nach Wochentagen oder Zeiten automatisch schalten lässt.

Zusätzlich: Der Assistent verhält sich je nach Tag anders

Ihr Assistent kann je nach Tag oder Uhrzeit etwas anderes tun, zum Beispiel an manchen Tagen nur eine Nachricht aufnehmen. Dafür setzen Sie in seine Anweisungen den Wochentag und die Uhrzeit ein:

1. Klicken Sie in der linken Spalte auf Assistenten und dann auf Ihren Assistenten.
2. Klicken Sie in der Reihe der Tabs auf Anweisungen.
3. Klicken Sie unter dem Feld Anweisungen für Ihren Assistenten, bei Angabe einfügen, auf Wochentag und Aktuelle Uhrzeit.
4. Schreiben Sie die Regel dazu und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Zum Beispiel:

«Heute ist {{day_of_week}}, es ist {{current_time}} Uhr. Am Montag und Dienstag beantworte Fragen und nimm Terminwünsche auf. An den anderen Tagen nimm nur Name, Rückrufnummer und Anliegen auf und sag, dass das Team zurückruft.»

Wochentag und Uhrzeit gelten in der Zeitzone, die Sie unter Einstellungen → Tab Geschäft in der Karte Öffnungszeiten festlegen. Den Wochentag schreibt Ihr Assistent in seiner Sprache, bei einem deutschsprachigen Assistenten also zum Beispiel «Montag».

Nicht verwechseln: Weiterleitung an eine Person

Die Rufumleitung bestimmt, wann ein Anruf zu rednea kommt. Soll Ihr Assistent einen Anruf während des Gesprächs an Sie oder Ihr Team übergeben, lesen Sie Anrufe an eine Person weiterleiten.

Wir empfehlen dafür eine direkte Nummer als Ziel, zum Beispiel eine Mobilnummer oder eine Durchwahl. Ist das Ziel Ihre Hauptnummer und diese wird zu rednea umgeleitet, kann der Anruf wieder bei Ihrem Assistenten landen.

Was das für Ihre Minuten bedeutet

Jeder Anruf, den die Rufumleitung zu Ihrem Assistenten bringt, ist ein Gespräch auf Ihrer rednea-Nummer und zählt zu Ihren Minuten. Leitet Ihr Assistent weiter, zählt auch die weitergeleitete Zeit. Anrufe, die Sie selbst annehmen, kommen nicht zu rednea und zählen nicht.

Sind Ihre Minuten samt Reserve aufgebraucht, nimmt Ihr Assistent bis zum nächsten Monat keine neuen Anrufe an. Leiten Sie alle Anrufe um, erreicht dann niemand mehr Ihr Team. Wie Sie vorher per E-Mail gewarnt werden, steht in Tarif & Minuten.

Bei Ihrem Telefonanbieter ist das Aktivieren der Umleitung kostenlos. Den umgeleiteten Anruf zahlen Sie zu Ihrem normalen Tarif.

Häufige Fragen

Kann ich in rednea Zeiten einstellen, zu denen der Assistent abnimmt?

Nein. Ihr Assistent nimmt jeden Anruf an, der auf Ihrer rednea-Nummer ankommt. Wann ein Anruf dort ankommt, legen Sie mit der Rufumleitung fest.

Wie schalte ich alle Umleitungen auf einmal aus?

Mit ##002#. Danach klingelt wieder nur Ihr eigenes Telefon.

Merken Anrufende, welche Variante aktiv ist?

Nein. Sie rufen dieselbe Nummer an wie immer. Die Nummer der anrufenden Person bleibt sichtbar, auch für Ihren Assistenten.

Ich bin unsicher, welche Variante passt. Wen kann ich fragen?

Schreiben Sie an info@rednea.ch, wann Ihr Telefon besetzt ist und wann nicht.