Anrufe an eine Person weiterleiten

Ihr Assistent führt die meisten Gespräche selbst zu Ende. Für die Fälle, in denen ein Mensch übernehmen soll, etwa bei einem Notfall oder einer Anfrage für eine bestimmte Abteilung, kann er Anrufende direkt durchstellen.

Kurz und bündig: Öffnen Sie Ihren Assistenten, gehen Sie in den Bereich Telefon und schalten Sie Anrufe an eine Person weiterleiten ein. Legen Sie pro Person oder Abteilung ein Ziel an: Name, Telefonnummer und eine Regel, wann dorthin weitergeleitet wird. Nimmt niemand ab, bleibt Ihr Assistent beim Anrufenden und nimmt eine Nachricht auf.

Weiterleitung einrichten

1. Öffnen Sie im Dashboard Assistenten und wählen Sie Ihren Assistenten. 2. Gehen Sie in den Bereich Telefon. 3. Schalten Sie Anrufe an eine Person weiterleiten ein. 4. Klicken Sie auf Person oder Nummer hinzufügen. 5. Tragen Sie Name, Telefonnummer und die Regel ein, also wann Ihr Assistent zu diesem Ziel durchstellt. 6. Speichern Sie.

Sie können bis zu 20 Ziele anlegen, zum Beispiel eines pro Standort, Abteilung oder Pikett-Nummer.

Gute Regeln schreiben

Die Regel beschreibt in Ihren eigenen Worten, wann weitergeleitet wird. Je konkreter, desto zuverlässiger.

Vermeiden Sie Regeln wie «wenn es wichtig ist». Anrufende halten fast alles für wichtig, und Ihr Assistent stellt dann zu oft durch.

Standardziel festlegen

Mit Für alle anderen Weiterleitungen verwenden bestimmen Sie ein Ziel, das gilt, wenn keine Regel passt. Lassen Sie es weg, wenn Ihr Assistent nur in den beschriebenen Fällen durchstellen soll.

Wenn niemand abnimmt

Ihr Assistent lässt es beim Ziel bis zu 30 Sekunden klingeln. Kommt keine Verbindung zustande, kehrt er zum Anrufenden zurück, entschuldigt sich kurz und bietet an, eine Nachricht aufzunehmen. Niemand landet in einer Sackgasse.

In der Anrufliste sehen Sie bei jedem Gespräch, ob und an wen weitergeleitet wurde und ob die Verbindung geklappt hat.

Weiterleitung ausschalten

Schalten Sie Anrufe an eine Person weiterleiten wieder aus. Dann gilt: Weiterleitungen sind aus, Ihr Assistent führt jedes Gespräch selbst zu Ende. Ihre Ziele bleiben gespeichert.

Nicht verwechseln: Rufumleitung zu rednea

Dieser Artikel beschreibt, wie Ihr Assistent während des Gesprächs an einen Menschen übergibt. Wie Anrufe von Ihrer bestehenden Nummer überhaupt zu rednea kommen, steht in Bestehende Nummer verbinden.

Häufige Fragen

Kann der Assistent an verschiedene Abteilungen weiterleiten?

Ja. Legen Sie pro Abteilung ein Ziel mit eigener Nummer und Regel an. Ihr Assistent wählt das Ziel, dessen Regel zum Anliegen passt.

Was passiert, wenn die Person nicht abnimmt?

Nach rund 30 Sekunden kehrt Ihr Assistent zum Anrufenden zurück und nimmt eine Nachricht auf.

Kann ich nur im Notfall weiterleiten lassen?

Ja. Beschreiben Sie in der Regel genau, was als Notfall gilt, und legen Sie kein Standardziel fest.

Wer erhält die Zusammenfassung des Anrufs?

Die Empfänger legen Sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen fest. Im Bereich Benachrichtigungen eines Assistenten können Sie für diesen Assistenten eigene Empfänger hinterlegen, etwa pro Standort.

Kann ich auf eine Mobilnummer weiterleiten?

Ja. Tragen Sie die Nummer im internationalen Format ein, zum Beispiel +41 79 123 45 67.