Adressen, Standorte und Öffnungszeiten hinterlegen

«Wo finde ich Sie?» und «Wann haben Sie offen?» gehören zu den häufigsten Fragen am Telefon. Ihr Assistent beantwortet sie nur richtig, wenn er die Angaben kennt. Fehlt eine Angabe, kann eine KI eine Antwort geben, die gut klingt, aber falsch ist, zum Beispiel eine Filiale, die es nicht gibt.

Kurz und bündig: Erfassen Sie Adresse, Telefon und Öffnungszeiten unter Einstellungen → Tab Geschäft. Setzen Sie diese Angaben dann in die Anweisungen Ihres Assistenten ein, mit den Schaltflächen unter Angabe einfügen. Ohne diesen Schritt kennt Ihr Assistent die Angaben nicht. Mehrere Standorte oder andere Zeiten pro Dienst beschreiben Sie als Text in den Anweisungen, zusammen mit der Regel: nichts erfinden, sondern einen Rückruf anbieten. Prüfen Sie alles mit einem Testanruf.

Schritt 1: Angaben im Tab Geschäft erfassen

1. Klicken Sie in der linken Spalte des Dashboards auf Einstellungen und oben auf der Seite auf den Tab Geschäft.
2. Füllen Sie die drei Karten aus:

3. Unten am Bildschirm erscheint die Leiste «Sie haben ungespeicherte Änderungen.». Klicken Sie dort auf Änderungen speichern.

Schreiben Sie die Öffnungszeiten so, wie Sie sie sagen würden, zum Beispiel Tage «Mo–Fr» und Zeiten «08:00–12:00, 13:30–18:00». Mit Zeile hinzufügen erfassen Sie auch geschlossene Tage («Sa–So», «geschlossen»), dann muss Ihr Assistent nicht raten. Für die Schweiz ist die Zeitzone Europe/Zurich.

Das Feld Adresse hat Platz für eine Adresse. Tragen Sie die ein, die Anrufende am häufigsten brauchen, meistens den Ort, an den die Kundschaft kommt.

Schritt 2: Angaben in die Anweisungen einsetzen

Ihr Assistent liest das Geschäftsprofil nicht von sich aus. Er kennt eine Angabe nur, wenn sie in seinen Anweisungen steht: als Platzhalter wie {{address}} oder als normaler Text.

1. Klicken Sie in der linken Spalte auf Assistenten, dann auf Ihren Assistenten und in der Reihe der Tabs auf Anweisungen.
2. Setzen Sie im Feld Anweisungen für Ihren Assistenten den Cursor an die passende Stelle.
3. Klicken Sie unter dem Feld, bei Angabe einfügen, zum Beispiel auf Adresse oder Öffnungszeiten. rednea fügt den Platzhalter ein, im Gespräch setzt Ihr Assistent den echten Wert ein.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern, oben rechts oder in der Leiste unten am Bildschirm.

Zum Beispiel: «Unsere Adresse: {{address}}. Unsere Öffnungszeiten: {{opening_hours}}. Beantworte Fragen zu Standort und Öffnungszeiten nur mit diesen Angaben.» Ändern Sie später die Zeiten im Tab Geschäft, gilt das ab dem nächsten Anruf.

Schritt 3: Mehrere Standorte oder verschiedene Zeiten

Das Geschäftsprofil hat eine Adresse und eine Liste mit Öffnungszeiten. Mehr schreiben Sie als Text in die Anweisungen, möglichst klar gegliedert:

«Praxis Zentrum, Bahnhofstrasse 1, 8001 Zürich: hier finden alle Behandlungen statt. Administration, Seestrasse 5, 8002 Zürich: nur Büro. Öffnungszeiten der Praxis: Mo–Fr 07:30–19:00. Telefonzeiten des Empfangs: Mo–Fr 08:00–12:00. Fragt jemand, wo der Termin stattfindet, nenne die Adresse der Praxis. Fragt jemand nach Öffnungszeiten, kläre zuerst, ob die Praxis oder der Empfang gemeint ist.»

So verhindern Sie zwei Fehler aus echten Anrufen: die Büroadresse statt des Behandlungsorts und die Zeiten des Kundendiensts statt der Öffnungszeiten der Praxis.

Haben Sie pro Standort einen eigenen Assistenten, schreiben Sie die Adresse des Standorts als Text in dessen Anweisungen. {{address}} enthält bei allen Assistenten dieselbe Adresse.

Optional: der Bereich Wissen

Bei manchen Konten steht in der linken Spalte zusätzlich Wissen. Dort legen Sie längere Angaben ab, zum Beispiel alle Standorte mit Anfahrt und Parkplätzen. Fehlt der Eintrag bei Ihnen, nutzen Sie die Anweisungen wie in Schritt 3.

1. Klicken Sie auf Wissen und dann auf Neues Dokument.
2. Geben Sie einen Titel ein und wählen Sie die Inhaltsquelle: Text, Datei (PDF, DOCX, TXT oder Markdown, maximal 15 MB) oder Website (ausgewählte Seiten importieren).
3. Bei Verbindlichkeit wählen Sie Verbindlich (hat Vorrang, wenn sich Angaben widersprechen) oder Ergänzend.
4. Bei Assistentenverwendung wählen Sie Für Anrufer freigegeben, damit Ihr Assistent den Inhalt Anrufenden sagen darf. Klicken Sie auf Dokument erstellen.
5. Klicken Sie beim Dokument auf Entwurf veröffentlichen, dann auf Zuweisungen verwalten, wählen Sie den Assistenten und klicken Sie auf Zuweisungen speichern.

Ihr Assistent verwendet nur veröffentlichte Dokumente, die ihm zugewiesen sind. In der Karte Wissenstester auf derselben Seite stellen Sie vorher eine Probefrage.

Eine klare Regel: nichts erfinden

Wir empfehlen, in den Anweisungen festzuhalten, was Ihr Assistent tut, wenn er etwas nicht weiss:

«Wenn du eine Adresse, eine Öffnungszeit oder einen Preis nicht kennst, erfinde nichts. Sag, dass du es nicht sicher weisst, und biete an, dass das Team zurückruft. Nimm dafür Name und Rückrufnummer auf.»

Mit einem Testanruf prüfen

Öffnen Sie Ihren Assistenten und klicken Sie oben auf der Seite, im Bereich Testanruf, auf Testanruf starten. Der Testanruf verwendet die gespeicherte Konfiguration. Fragen Sie zum Beispiel: «Wo finde ich Sie?», «Haben Sie am Samstag offen?», «Wo findet mein Termin statt?». Fragen Sie auch nach einer Filiale, die es nicht gibt: Ihr Assistent soll einen Rückruf anbieten und keine Adresse erfinden.

War eine Auskunft in einem echten Anruf falsch, lesen Sie Ein Anruf lief nicht gut? So melden Sie ihn uns. Fragen beantworten wir unter info@rednea.ch.

Häufige Fragen

Die Adresse steht unter Einstellungen. Warum kennt der Assistent sie nicht?

Wahrscheinlich fehlt der Platzhalter {{address}} in den Anweisungen. Fügen Sie ihn im Tab Anweisungen mit Angabe einfügen → Adresse ein. Siehe Anweisungen für Ihren Assistenten einrichten.

Muss ich die Anweisungen ändern, wenn sich meine Öffnungszeiten ändern?

Nicht, wenn Sie {{opening_hours}} verwenden. Dann ändern Sie die Zeiten nur im Tab Geschäft. Stehen die Zeiten als Text in den Anweisungen, passen Sie sie dort an.

Wie gehe ich mit Feiertagen und Betriebsferien um?

Schreiben Sie die Daten in die Anweisungen, zum Beispiel «Vom 22. Dezember bis 4. Januar ist die Praxis geschlossen.», und fügen Sie Heutiges Datum ein, damit Ihr Assistent weiss, welcher Tag heute ist. Entfernen Sie den Hinweis danach wieder.