Ausgehende Anrufe: eine Kampagne einrichten und starten

Bisher nimmt Ihr Assistent Anrufe an. Mit einer Kampagne ruft er selbst an: Er arbeitet eine Liste von Kontakten ab, zum Beispiel um nach einer Offertanfrage nachzufassen, Termine zu bestätigen oder Kundinnen und Kunden zu einem Service-Check einzuladen.

Kurz und bündig: Sie importieren Ihre Kontakte als CSV-Datei, schreiben ein Kampagnenskript und legen fest, wann rednea anrufen darf. Dann testen Sie die Kampagne mit Ihrem eigenen Telefon und starten sie. rednea ruft die Kontakte automatisch an, versucht es bei Bedarf erneut und schickt Ihnen für jedes Gespräch eine Zusammenfassung mit dem Ergebnis.

Bevor Sie beginnen

• Kampagnen freischalten lassen. Ausgehende Anrufe schaltet der rednea-Support pro Unternehmen frei. Schreiben Sie an info@rednea.ch. Erst danach sehen Sie in der linken Spalte den Punkt Kampagnen.
• Eine Nummer mit Assistent. rednea ruft von einer Ihrer rednea-Nummern an, auf der ein Assistent antwortet. Ruft ein Kontakt zurück, nimmt dieser Assistent ab.
• Eine erlaubte Kontaktliste. Sie dürfen nur Personen anrufen, bei denen eine Rechtsgrundlage gilt (mehr dazu unten). Gekaufte, gemietete oder aus Verzeichnissen oder dem Internet gesammelte Listen sind nicht erlaubt.

So funktioniert eine Kampagne

Schritt für Schritt

1. Neue Kampagne anlegen

1. Klicken Sie in der linken Spalte auf Kampagnen und dann auf Neue Kampagne.
2. Name und Assistent: Geben Sie einen Namen ein, den Sie wiedererkennen, zum Beispiel «Offerten nachfassen Herbst». Wählen Sie den Assistenten, der anruft. Er gibt den Anrufen seine Stimme, sein Wissen und seine Weiterleitung. Die Zusammenfassungen gehen an seine Empfänger.
3. Absendernummer: Wählen Sie die Nummer, die Ihre Kontakte auf dem Display sehen.
4. Sprache: Wählen Sie die Sprache der Anrufe. Gibt Ihre Kontaktliste für einen Kontakt eine andere Sprache an, verwendet der Anruf diese Sprache.

Mit Speichern und schliessen können Sie die Einrichtung jederzeit unterbrechen. Die Kampagne bleibt als Entwurf gespeichert.

2. Das Kampagnenskript schreiben

Das Skript bestimmt, was Ihr Assistent in diesen Anrufen sagt und tut. Für die Kampagne ersetzt es die normalen Anweisungen des Assistenten. Ihre Anweisungen für eingehende Anrufe bleiben unverändert.

• Eröffnungssatz: rednea beginnt jeden Anruf mit dem Hinweis, dass ein KI-Assistent im Namen Ihres Unternehmens anruft. Direkt danach folgt Ihr Eröffnungssatz, zum Beispiel: «Ich rufe an, weil Sie bei uns eine Offerte für {{objekt}} angefragt haben.»
• Anweisungen: Beschreiben Sie das Ziel des Anrufs, Ihr Angebot, die Fragen und was der Assistent tun soll, wenn die Person interessiert ist. Kurz und konkret funktioniert am besten.

Mit Platzhaltern wird jeder Anruf persönlich: {{contact_name}} setzt den Namen des Kontakts ein, und jede weitere Spalte Ihrer Kontaktliste wird zu einem eigenen Platzhalter, zum Beispiel {{firma}} oder {{objekt}}. Unter dem Skript zeigt rednea, welche Spalten Ihre Kontaktliste dafür braucht.

Ein Beispiel für Anweisungen:

«Du rufst {{contact_name}} an. Frage, ob die Offerte für {{objekt}} noch aktuell ist. Wenn ja, frage, ob sich unser Berater diese Woche melden darf, und notiere den besten Zeitpunkt. Sei kurz und freundlich.»

Wird der Anruf aufgezeichnet, muss die Person das vorher wissen. Ob aufgezeichnet wird, richtet sich nach der Einstellung des Assistenten. Ein Hinweis im Skript zeigt Ihnen, was Sie dafür beachten müssen.

3. Die Anrufregeln festlegen

• Anrufzeiten: Schalten Sie die Tage ein, an denen rednea anrufen darf, und wählen Sie die Zeiten. Die Zeiten gelten in der Ortszeit jedes Kontakts.
• Gesetzliche Grenzen: rednea ruft nur Montag bis Freitag von 08:00 bis 20:00 Uhr und am Samstag von 09:00 bis 16:00 Uhr an, nie an Sonntagen oder nationalen Feiertagen. Diese Grenzen gelten immer, auch wenn Sie längere Zeiten eintragen.
• Tage ohne Anrufe: Tragen Sie zum Beispiel kantonale Feiertage oder Betriebsferien ein.
• Versuche pro Kontakt: Wie oft rednea einen Kontakt anruft, der nicht antwortet (1 bis 5). Eine besetzte Nummer bekommt den nächsten Versuch nach 30 Minuten.
• Zeit zwischen den Versuchen: Wenn niemand antwortet, wartet rednea mindestens so lange und versucht es dann in der anderen Tageshälfte erneut, also am Morgen statt am Nachmittag oder umgekehrt.
• Zusammenfassungs-E-Mails: Wählen Sie, ob Sie eine E-Mail für jeden Anruf, der eine Person erreicht, nur für positive Ergebnisse oder für jeden Anrufversuch erhalten.

4. Die Kontakte importieren

1. Laden Sie die CSV-Vorlage herunter und tragen Sie Ihre Kontakte ein. Pflicht sind Name und Telefonnummer. Eine Spalte Sprache ist optional. Jede weitere Spalte wird zu einem Platzhalter für Ihr Skript.
2. Speichern Sie die Datei in Excel mit «Speichern unter» als «CSV UTF-8». Kommas und Semikolons funktionieren beide.
3. Klicken Sie auf Kontakte importieren, wählen Sie die Datei und ordnen Sie die Spalten zu.
4. Bestätigen Sie die Rechtsgrundlage, den Zweck der Anrufe und die Quelle der Daten.
5. Klicken Sie auf Kontakte importieren.

rednea prüft jede Zeile. Ungültige Nummern und Nummern, die nicht angerufen werden dürfen, überspringt rednea und zeigt sie Ihnen an. Eine Datei darf höchstens 10'000 Zeilen haben. Für grössere Listen importieren Sie mehrere Dateien nacheinander.

5. Testen, bevor rednea Ihre Kontakte anruft

Im letzten Schritt Prüfen und starten testen Sie die Kampagne auf zwei Arten:

• Testanruf im Browser: Sie sprechen direkt im Browser mit dem Assistenten und spielen den Kontakt. Wählen Sie einen Kontakt aus Ihrer Liste, damit der Test dessen Werte und Sprache verwendet.
• Ruf mich an: rednea ruft Ihr eigenes Telefon von der Absendernummer an, genau wie bei einem echten Kampagnenanruf. Beim ersten Mal bestätigen Sie Ihre Mobilnummer mit einem SMS-Code. Das funktioniert mit Schweizer und Liechtensteiner Mobilnummern.

Hören Sie besonders auf den Eröffnungssatz, die eingesetzten Werte und darauf, wie der Assistent auf ein «Nein» reagiert. Passen Sie das Skript an und testen Sie erneut, bis es passt.

6. Die Kampagne starten

Klicken Sie auf Kampagne starten. Fehlt noch etwas, zum Beispiel ein Skript, eine Anrufzeit oder ein Kontaktimport, zeigt rednea es Ihnen an. Sonst ruft rednea Ihre Kontakte ab jetzt in den Anrufzeiten an.

Während die Kampagne läuft, können Sie sie jederzeit pausieren und wieder fortsetzen. Um Skript oder Einstellungen zu ändern, pausieren Sie die Kampagne zuerst. Mit Kampagne abbrechen beenden Sie sie endgültig. Laufende Anrufe gehen in beiden Fällen zu Ende.

Was während eines Anrufs passiert

• KI-Hinweis: Jeder Anruf beginnt mit dem Hinweis, dass ein KI-Assistent im Namen Ihres Unternehmens anruft.
• Combox: Antwortet ein Anrufbeantworter, legt rednea ohne Nachricht auf und versucht es später erneut, wenn noch Versuche übrig sind.
• Opt-out: Sagt eine Person, dass sie keine Anrufe mehr möchte, bestätigt der Assistent das. rednea ruft diese Nummer danach nie mehr an, in keiner Kampagne Ihres Unternehmens.
• Rückrufe: Ruft ein Kontakt die Absendernummer zurück, nimmt Ihr Assistent ab und weiss, warum er angerufen hat.
• Weiterleitung: Hat der Assistent eine Weiterleitung eingerichtet, kann er interessierte Personen auch in einer Kampagne mit Ihrem Team verbinden.

Die Ergebnisse lesen

Jedes Gespräch erhält ein Ergebnis: Interessiert, Rückruf gewünscht, Nicht interessiert, Keine Anrufe mehr oder Falsche Person. Das Ergebnis kommt aus der automatischen Zusammenfassung des Gesprächs. Prüfen Sie wichtige Fälle in der Zusammenfassung oder in der Aufnahme.

Die Kampagnenseite hat diese Tabs:

• Übersicht: Kontakte, erreichte Kontakte, positive Ergebnisse, Opt-outs und der Fortschritt der Kampagne.
• Kontakte: jeder Kontakt mit Status, Ergebnis, Anzahl Versuchen und einem Link zum Gespräch. Mit CSV exportieren laden Sie alle Ergebnisse für Excel oder Ihr CRM herunter.
• Aktivität: jeder Anrufversuch, der neueste zuerst.

Die Gespräche selbst finden Sie auch in der linken Spalte unter Gespräche. Stellen Sie dort den Filter Richtung auf Ausgehend.

Rechtliches in Kürze

Für Anrufe mit einem KI-Assistenten gelten in der Schweiz strenge Regeln. Sie sind dafür verantwortlich, dass jeder Anruf erlaubt ist. rednea unterstützt Sie dabei:

• Rechtsgrundlage pro Import: Bei jedem Import bestätigen Sie eine der folgenden Grundlagen: Vorgängige Einwilligung, Anfrage einer bestehenden Kundin oder eines bestehenden Kunden, Anfrage und Verzeichniseintrag ohne Stern oder Serviceanruf ohne Werbung. rednea bewahrt diese Bestätigung als Nachweis auf, mindestens 3 Jahre nach dem letzten Anruf.
• Verzeichniseintrag für Werbeanrufe: Für Werbeanrufe muss Ihre Absendernummer im öffentlichen Verzeichnis auf Ihren Namen eingetragen sein, zum Beispiel auf local.ch oder search.ch (UWG Art. 3 Abs. 1 lit. v). Diesen Eintrag machen Sie selbst.
• Keine Kaltakquise: Gekaufte, gemietete oder gesammelte Adresslisten sind nicht erlaubt.
• Opt-outs: Opt-outs sind dauerhaft. Bittet Sie jemand per Brief oder E-Mail, nicht mehr angerufen zu werden, tragen Sie die Nummer auf der Seite Kampagnen bei Opt-outs von Hand ein.

Die genauen Bedingungen stehen in unseren AGB, Ziffer 4.5. Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung.

Was das für Ihre Minuten bedeutet

Angenommene Kampagnenanrufe zählen zu denselben Minuten wie Ihre eingehenden Anrufe. Versuche, bei denen niemand abnimmt, zählen nicht. Sind die Minuten des Monats aufgebraucht, pausiert rednea die Kampagne automatisch und informiert die Inhaber und Admins per E-Mail. Mehr dazu in Tarif & Minuten.

Häufige Fragen

Kann ich eine Kampagne auch am Sonntag starten?

Ja, Sie können sie jederzeit starten. Angerufen wird aber erst in der nächsten erlaubten Anrufzeit, also zum Beispiel am Montag um 08:00 Uhr. Am Sonntag und an nationalen Feiertagen ruft rednea nie an.

Kann ich während einer laufenden Kampagne Kontakte nachladen?

Ja. Neue Kontakte erhalten ihren ersten Anruf in der nächsten Anrufzeit.

Was passiert, wenn ein Kontakt in zwei Kampagnen ist?

rednea fragt Sie beim Import, ob beide Kampagnen den Kontakt anrufen dürfen. Zwischen Anrufen aus verschiedenen Kampagnen liegen immer mindestens 7 Tage.

Spricht der Assistent auch Mundart?

Ja. Der Assistent spricht in der Kampagnensprache oder in der Sprache, die Ihre Kontaktliste für den Kontakt angibt.

Ich möchte eine grosse Kampagne starten. Was muss ich beachten?

Schreiben Sie uns vorher an info@rednea.ch, wie viele Kontakte Sie anrufen möchten. Wir prüfen mit Ihnen das Skript, die Rechtsgrundlage und die Planung.