Team einladen, Rollen und Anrufe anhören

Oft fragen uns Praxen und Betriebe: «Muss jede Mitarbeiterin einen eigenen Zugang haben?» und «Mit welchem Code höre ich die Anrufe ab?» Hier finden Sie die Antworten.

Kurz und bündig: Jede Person hat einen eigenen Zugang mit eigener E-Mail-Adresse und eigenem Passwort. Ein Inhaber oder Admin lädt sie unter Einstellungen → Team ein. Die Aufnahmen und Transkripte finden Sie im Dashboard unter Gespräche: Anruf anklicken, abspielen. Einen Code für eine Combox gibt es nicht. Wer die Zusammenfassungen per E-Mail erhält, ist eine eigene Einstellung. Sie hängt nicht vom Zugang zum Dashboard ab.

Teammitglied einladen

Das können nur Personen mit der Rolle Inhaber oder Admin.

1. Melden Sie sich im rednea-Dashboard an und klicken Sie in der linken Spalte auf Einstellungen.
2. Wählen Sie oben in der Reiterleiste Team.
3. Klicken Sie oben rechts im Kasten «Team» auf Mitglied einladen.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie die Rolle: Betrachter oder Admin.
5. Lassen Sie Anrufzusammenfassungen erhalten eingeschaltet, wenn die Person nach jedem Anruf die E-Mail erhalten soll. Sonst schalten Sie es aus.
6. Klicken Sie auf Einladung senden.

Die Person erhält eine E-Mail mit der Schaltfläche Einladung annehmen. Der Link gilt sieben Tage und nur einmal. Sie gibt ihren Namen und ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein und klickt auf Konto erstellen und beitreten.

Ist der Link abgelaufen? Unter Ausstehende Einladungen klicken Sie auf Erneut senden. Die Person erhält einen neuen Link, der wieder sieben Tage gilt. Mit Widerrufen ziehen Sie eine Einladung zurück.

Die Person hat schon ein rednea-Konto? Dann meldet das Fenster: «Diese E-Mail gehört bereits zu einem rednea-Konto. Wenden Sie sich an den Support.» Schreiben Sie uns in diesem Fall an info@rednea.ch, mit der E-Mail-Adresse und der gewünschten Rolle.

Was jede Rolle darf

Die Rolle ändern Sie in der Liste Aktive Mitglieder in der Spalte Rolle. Die Rolle des Inhabers und Ihre eigene Rolle können Sie dort nicht ändern. Mit Entfernen in der Spalte Aktionen verliert die Person sofort den Zugang zu Ihrem Unternehmen. Ihr rednea-Konto bleibt bestehen.

Anrufe anhören: wo die Aufnahmen sind

Es gibt keine Combox und keinen Code. Alle Anrufe liegen in Ihrem Dashboard, und Sie öffnen sie mit Ihrem eigenen Zugang:

1. Melden Sie sich im rednea-Dashboard an.
2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Gespräche.
3. Klicken Sie auf den Anruf, den Sie anhören möchten.
4. In den Anrufdetails sehen Sie die Zusammenfassung und die Karte Aufnahme mit der Wiedergabetaste. Das Transkript läuft beim Abspielen mit. Bei manchen Anrufen stehen das Transkript und die Aufnahmen (Audio des Anrufers, Audio des Assistenten) in eigenen Karten.

Schneller Weg: In jeder Zusammenfassung per E-Mail führt die Schaltfläche am Ende der E-Mail, Vollständigen Anruf ansehen, direkt zu diesem Anruf (bei sehr kurzen Anrufen: Anruf ansehen). Dafür müssen Sie im Dashboard angemeldet sein.

Keine Aufnahme zu sehen?

• Die Aufnahme ist ausgeschaltet. Unter Einstellungen → Daten steht der Schalter Anrufe aufzeichnen. Ist er aus, speichert rednea keine Tonaufnahme.
• Die Aufnahme wurde automatisch gelöscht. Unter Einstellungen → Daten → Alte Anrufinhalte löschen legen Sie fest, ob Inhalte nach 7, 30 oder 90 Tagen gelöscht werden oder nie. Im Anruf steht dann zum Beispiel: «Aufzeichnung am … gemäss Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht.» Gelöschte Inhalte lassen sich nicht wiederherstellen.
• Der Schalter ist an und die Aufnahme fehlt trotzdem? Schreiben Sie uns an info@rednea.ch und nennen Sie Datum und Uhrzeit des Anrufs.

Den Reiter Daten sehen nur Inhaber und Admins.

Wer die Zusammenfassungen per E-Mail erhält

Die E-Mail-Zusammenfassung ist unabhängig vom Dashboard-Zugang. Eine Adresse kann Zusammenfassungen erhalten, ohne ein Konto zu haben, und ein Teammitglied kann einen Zugang haben, ohne Zusammenfassungen zu erhalten.

• Für das ganze Unternehmen: Einstellungen → Benachrichtigungen, Bereich Zusammenfassung per E-Mail. Unter Aus Ihrem Team stehen alle Mitglieder, bei denen im Reiter Team der Schalter Anrufzusammenfassungen eingeschaltet ist. Unter Weitere E-Mail-Adressen tragen Sie bis zu 5 Adressen ausserhalb Ihres Teams ein, zum Beispiel ein gemeinsames Postfach.
• Für einen einzelnen Assistenten: Klicken Sie in der linken Spalte auf Assistenten, öffnen Sie den Assistenten und wählen Sie den Bereich Benachrichtigungen. Unter Wer sie erhält wählen Sie Dieselben Personen wie unter Benachrichtigungen oder Nur bestimmte Personen (bis zu 5 Adressen). Bei der zweiten Wahl erhalten nur diese Adressen die Zusammenfassungen dieses Assistenten.

Häufige Fragen

Ist es normal, dass jede Sekretärin einen eigenen Zugang braucht?

Ja. Jede Person meldet sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse an. So sehen Sie im Reiter Team, wer Zugang hat, und Sie können einer Person den Zugang entziehen, ohne dass sich für die anderen etwas ändert.

Gibt es einen Code, um die rednea-Combox abzuhören?

Nein. Sie hören die Anrufe im Dashboard unter Gespräche an, oder über die Schaltfläche Vollständigen Anruf ansehen in der Zusammenfassung per E-Mail.

Wir haben gekündigt und erhalten noch E-Mails zu Anrufen. Warum?

Ihr Assistent nimmt bis zum Ende der bezahlten Periode Anrufe entgegen, und zu jedem Anruf geht eine Zusammenfassung an die eingetragenen Adressen. Diese Adressen brauchen keinen Dashboard-Zugang. Wenn Sie keine E-Mails mehr möchten, schaltet ein Inhaber oder Admin unter Einstellungen → Benachrichtigungen die Zusammenfassung per E-Mail aus oder entfernt nur die betroffene Adresse. Sie können auch die Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter aufheben, siehe Bestehende Nummer verbinden. Kommen Sie nicht mehr ins Dashboard, schreiben Sie uns an info@rednea.ch. Mehr zur Kündigung: Abo kündigen.

Ich kann mich nicht mehr anmelden. Was tun?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen?. Hilft das nicht, prüft ein Inhaber oder Admin im Reiter Team, ob Sie noch in der Liste Aktive Mitglieder stehen. Wurden Sie entfernt, bleibt Ihr rednea-Konto bestehen, und eine neue Einladung an dieselbe Adresse geht nicht über das Dashboard. Schreiben Sie dann an info@rednea.ch.

Erhält eine entfernte Person weiter Zusammenfassungen?

Nicht über das Team. Steht ihre Adresse zusätzlich unter Weitere E-Mail-Adressen oder bei einem Assistenten unter Nur bestimmte Personen, entfernen Sie sie auch dort.