Quand votre assistant répond-il ? Toujours, en renfort ou certains jours seulement

Certains veulent que l’assistant prenne tous les appels. D’autres le veulent seulement en renfort, quand l’accueil est déjà au téléphone. D’autres encore seulement certains jours. Tout cela est possible, et vous le réglez avec le renvoi d’appel de votre numéro actuel.

En bref : chaque appel qui arrive sur votre numéro rednea va à votre assistant. Quand un appel y arrive, vous le décidez chez votre opérateur ou dans votre central téléphonique : renvoyer tous les appels (l’assistant répond toujours), renvoyer en cas de non-réponse et si occupé (l’assistant prend le relais en renfort) ou activer et désactiver le renvoi certains jours. Dans rednea même, il n’existe pas de réglage par jour ou par heure.

Les trois variantes en un coup d’œil

Remplacez toujours NUMÉRO par votre numéro rednea. Vous le trouvez dans le tableau de bord, dans la colonne de gauche, sous Numéros de téléphone.

Variante 1 : l’assistant répond toujours

Sur votre téléphone, composez *21*NUMÉRO# et appuyez sur la touche d’appel. Dès lors, chaque appel va directement à votre assistant. Votre propre téléphone ne sonne pas. Avec #21#, vous désactivez ce renvoi.

Cette variante convient p. ex. à un commerce sans personne fixe au téléphone, en dehors des heures d’ouverture ou pendant les vacances. Elle n’est pas disponible sur Sunrise Prepaid.

Variante 2 : l’assistant en renfort

Votre téléphone sonne d’abord. L’assistant ne prend le relais que si personne ne décroche ou si la ligne est occupée.

• En cas de non-réponse : chez Swisscom, le code est p. ex. *61*NUMÉRO*11*20#. Le 20 est le délai en secondes, c’est-à-dire le temps pendant lequel votre téléphone sonne avant que l’assistant ne réponde. Chez Swisscom et Salt, vous pouvez choisir 10, 15, 20, 25 ou 30.
• Si occupé : *67*NUMÉRO# chez Swisscom et Sunrise, *69*NUMÉRO# chez Salt. L’assistant prend alors le relais quand votre accueil est déjà en ligne.

Les codes exacts de votre opérateur se trouvent dans les guides Swisscom, Sunrise et Salt. Sur le réseau fixe Sunrise, le signal d’appel et le renvoi d’appel ne peuvent pas être actifs en même temps : les détails se trouvent dans le guide Sunrise.

Bon à savoir : en dehors de vos heures de présence, personne ne décroche. Avec le renvoi en cas de non-réponse, l’assistant prend donc le relais automatiquement, sans que vous ayez à changer quoi que ce soit. La personne qui appelle entend simplement quelques sonneries avant. Il faut pour cela que votre téléphone soit allumé et qu’il sonne. Cela convient p. ex. à un cabinet de médecine générale qui a besoin de l’assistant tôt le matin, à midi et le soir.

Variante 3 : certains jours ou à certaines heures seulement

Si votre assistant doit répondre directement certains jours et seulement en renfort les autres, activez le renvoi de tous les appels ces jours-là, puis désactivez-le. Exemple pour un cabinet dont l’accueil n’est pas occupé le lundi et le mardi :

Après chaque changement, appelez votre numéro depuis un autre téléphone pour vérifier que cela sonne comme vous le souhaitez. Si le renvoi en cas de non-réponse ou si occupé ne fonctionne plus ensuite, configurez-le à nouveau avec le code de votre opérateur.

Le renvoi en cas de non-réponse peut aussi se configurer en ligne, sans code : chez Swisscom sur my.swisscom.ch ou cockpit.swisscom.ch, chez Sunrise sur my.sunrise.ch et chez Salt sur my.salt.ch. Les étapes se trouvent dans le guide de votre opérateur.

Si vous avez un central téléphonique, p. ex. dans un cabinet avec plusieurs appareils, le renvoi se règle en général dans ce central. Demandez à votre opérateur ou à l’entreprise qui s’occupe de votre installation si le renvoi peut basculer automatiquement selon les jours ou les heures.

En plus : un comportement différent selon le jour

Votre assistant peut agir différemment selon le jour ou l’heure, p. ex. certains jours seulement prendre un message. Pour cela, insérez le jour et l’heure dans ses instructions :

1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Assistants, puis sur votre assistant.
2. Dans la barre d’onglets de la page de l’assistant, cliquez sur Instructions.
3. Sous le champ Instructions pour votre assistant, à côté de Insérer une information, cliquez sur Jour de la semaine et sur Heure actuelle.
4. Écrivez la règle, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Par exemple :

« Aujourd’hui, nous sommes {{day_of_week}}, il est {{current_time}}. Le lundi et le mardi, réponds aux questions et note les demandes de rendez-vous. Les autres jours, note seulement le nom, le numéro de rappel et la demande, et dis que l’équipe rappellera. »

Le jour et l’heure suivent le Fuseau horaire que vous définissez sous Paramètres → onglet Entreprise, dans la carte Heures d’ouverture. Votre assistant donne le jour dans sa langue : pour un assistant francophone, p. ex. « lundi ».

À ne pas confondre : le transfert vers une personne

Le renvoi d’appel détermine quand un appel arrive chez rednea. Si votre assistant doit passer un appel à vous ou à votre équipe pendant la conversation, lisez Transférer les appels à une personne.

Pour ce transfert, nous vous recommandons un numéro direct comme destination, p. ex. un téléphone mobile ou un numéro interne. Si la destination est votre numéro principal et que celui-ci est renvoyé vers rednea, l’appel peut revenir chez votre assistant.

Ce que cela change pour vos minutes

Chaque appel que le renvoi amène à votre assistant est une conversation sur votre numéro rednea et compte dans vos minutes. Si votre assistant transfère l’appel, la durée transférée compte aussi. Les appels que vous prenez vous-même n’arrivent pas chez rednea et ne comptent pas.

Si vos minutes et la réserve sont épuisées, votre assistant ne prend plus de nouveaux appels jusqu’au mois suivant. Si vous renvoyez tous les appels, plus personne n’atteint alors votre équipe. La façon dont vous êtes averti avant par e-mail est expliquée dans Tarifs et minutes.

Chez votre opérateur, l’activation du renvoi est gratuite. Vous payez l’appel renvoyé à votre tarif habituel.

Questions fréquentes

Puis-je régler dans rednea les heures où l’assistant répond ?

Non. Votre assistant répond à chaque appel qui arrive sur votre numéro rednea. Quand un appel y arrive, vous le décidez avec le renvoi d’appel.

Comment désactiver tous les renvois en une fois ?

Avec ##002#. Ensuite, seul votre propre téléphone sonne à nouveau.

Les personnes qui appellent voient-elles quelle variante est active ?

Non. Elles appellent le même numéro que d’habitude. Leur numéro reste visible, aussi pour votre assistant.

Je ne sais pas quelle variante choisir. À qui m’adresser ?

Écrivez à info@rednea.ch en indiquant quand votre téléphone est occupé et quand il ne l’est pas.