Transférer les appels à une personne

Votre assistant mène la plupart des conversations jusqu’au bout. Pour les cas où une personne doit prendre le relais, p. ex. une urgence ou une demande pour un service précis, il peut transférer l’appel directement.

En bref : ouvrez votre assistant, allez dans l’onglet Téléphone et activez Transférer les appels à une personne. Créez une destination par personne ou par service : un nom, un numéro de téléphone et une règle qui dit quand transférer vers elle. Si personne ne décroche, votre assistant revient vers la personne qui appelle et prend un message.

Configurer le transfert

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Assistants dans la colonne de gauche, puis sur votre assistant.
2. Dans la rangée d’onglets de la page de l’assistant, cliquez sur Téléphone.
3. Sous la carte Numéros de téléphone se trouve la carte Transférer les appels à une personne. Activez l’interrupteur en haut à droite de cette carte.
4. Cliquez sur Ajouter une personne ou un numéro, en bas de la carte.
5. Remplissez les champs Nom, Numéro de téléphone et Quand faut-il transférer les appels ici ? (la règle : quand votre assistant transfère vers cette destination). Cliquez ensuite sur Terminé.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications, en haut à droite de la page. Tant que vos modifications ne sont pas enregistrées, le même bouton apparaît aussi dans une barre en bas de l’écran.

Vous pouvez créer jusqu’à 20 destinations, p. ex. une par site, par service ou par numéro de piquet.

Écrire de bonnes règles

La règle décrit avec vos propres mots quand transférer. Plus elle est concrète, plus le transfert est fiable.

Évitez les règles comme « si c’est important ». Les personnes qui appellent trouvent presque tout important, et votre assistant transférerait alors trop souvent.

Définir une destination par défaut

Avec l’interrupteur Utiliser pour tous les autres transferts (dans le détail d’une destination), vous choisissez une destination qui s’applique quand aucune règle ne correspond. N’en définissez pas si votre assistant doit transférer uniquement dans les cas décrits.

Si personne ne décroche

Votre assistant laisse sonner le numéro de destination pendant environ 25 secondes. Si la communication ne s’établit pas, il revient vers la personne qui appelle, s’excuse brièvement et propose de prendre un message. Personne ne se retrouve dans une impasse.

Dans Conversations, ouvrez un appel : la section Transfert d’appel indique si l’appel a été transféré, vers qui, et si la communication a abouti.

Désactiver le transfert

Désactivez l’interrupteur de la carte Transférer les appels à une personne, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. La carte indique alors : « Les transferts sont désactivés. Votre assistant gère chaque appel jusqu’au bout. » Vos destinations restent enregistrées.

À ne pas confondre : le renvoi d’appel vers rednea

Cet article explique comment votre assistant passe la main à une personne pendant l’appel. Pour savoir comment les appels de votre numéro actuel arrivent chez rednea, consultez Connecter votre numéro existant à rednea.

Questions fréquentes

Mon assistant peut-il transférer vers différents services ?

Oui. Créez une destination par service, avec son propre numéro et sa propre règle. Votre assistant choisit la destination dont la règle correspond à la demande.

Que se passe-t-il si la personne ne décroche pas ?

Après environ 25 secondes, votre assistant revient vers la personne qui appelle et prend un message.

Puis-je faire transférer uniquement en cas d’urgence ?

Oui. Décrivez précisément dans la règle ce qui compte comme une urgence, et ne définissez pas de destination par défaut.

Qui reçoit le résumé de l’appel ?

Vous choisissez les destinataires dans Paramètres → onglet Notifications. Dans l’onglet Notifications d’un assistant, vous pouvez définir des destinataires propres à cet assistant, p. ex. par site.

Puis-je transférer vers un numéro mobile ?

Oui. Saisissez le numéro au format international, p. ex. +41 79 123 45 67.