Premiers pas : votre tableau de bord rednea en un coup d’œil (avec vidéo)

Vous débutez avec rednea ? Dans cette courte vidéo, notre fondateur Semir Jahic vous fait visiter le tableau de bord. La vidéo est en suisse allemand. C’est pourquoi cet article décrit toute la visite en français, étape par étape : vous pouvez tout suivre sans regarder la vidéo.

En bref : vous vous connectez, vous retrouvez chaque appel sous Conversations avec son résumé et l’enregistrement, et vous réglez le message d’accueil, la voix et les instructions sur la page de votre assistant. Les instructions sont le seul élément qui doit vraiment être réglé, et nous les préparons déjà pour vous. Une fois configuré, rednea fonctionne tout seul : l’IA répond, et vous recevez un résumé par e-mail après chaque appel.

Tableau de bord en français : si votre tableau de bord s’affiche en allemand, ouvrez le menu des langues, tout en bas de la colonne de gauche (il affiche alors « Deutsch »), et choisissez Français.

Se connecter

Sur le site rednea, cliquez sur Connexion, en haut à droite, et saisissez vos identifiants. Vous arrivez ensuite dans votre tableau de bord : c’est là que vous gérez tout ce qui concerne rednea.

La colonne de gauche contient tous les menus : Aperçu et Conversations en haut, puis, sous le titre « Votre assistant », Assistants et Numéros de téléphone, et enfin Paramètres.

Aperçu et Conversations : ce qui arrive chez vous

Cliquez sur Aperçu, dans la colonne de gauche. Vous voyez d’un coup d’œil quels appels sont arrivés et combien de minutes d’appel ont été utilisées.

La partie la plus intéressante se trouve sous Conversations, juste en dessous : tous les appels des derniers jours, avec le numéro de la personne qui a appelé (sauf si son numéro est masqué), la durée de l’appel et un court résumé. Cliquez sur un appel pour en ouvrir le détail : vous y lisez le résumé complet de la conversation et vous pouvez même écouter l’enregistrement.

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir le tableau de bord pour cela : après chaque appel, vous recevez automatiquement un résumé par e-mail. Tout le déroulement, de l’appel jusqu’à l’e-mail, est expliqué dans Comment votre assistant répond aux appels.

La page de l’assistant : le cœur du système

Pour chaque numéro que nous vous attribuons, il existe un assistant. Cliquez sur Assistants dans la colonne de gauche, puis sur le nom de votre assistant. Sur cette page, vous décidez comment votre assistant se comporte au téléphone. Les réglages sont répartis en onglets, sous le panneau Appel test :

• Appel test (en haut de la page). Essayez votre assistant à tout moment directement dans le navigateur, sans appeler le numéro : cliquez sur Démarrer l’appel test. Idéal après chaque modification.
• Langue et voix (onglet Essentiel). Choisissez la langue par défaut de votre assistant (y compris le suisse allemand) et une voix qui convient à votre entreprise. Plus de détails dans Choisir la bonne voix pour votre assistant.
• Message d’accueil (onglet Essentiel, champ Première phrase de l’appel). Définissez comment votre assistant se présente, p. ex. « Bonjour, ici Emma, l’assistante numérique ». Vous le réglez séparément pour chaque langue, y compris en suisse allemand.
• Instructions (onglet Instructions, champ « Instructions pour votre assistant »). C’est l’élément central : vous y décrivez ce que votre assistant doit faire et ce qu’il ne doit pas faire. Nous les préparons déjà pour vous, sur la base de votre site web et de nos échanges, pour que vous puissiez commencer tout de suite. Les adapter en vaut tout de même la peine : la marche à suivre se trouve dans Rédiger les instructions de votre assistant. Et nous vous aidons volontiers à tout moment.
• Destinataires des e-mails (onglet Notifications, section « Résumé par e-mail »). Choisissez qui reçoit les résumés et, si besoin, adaptez l’objet de l’e-mail. La présentation du résumé se règle dans Paramètres → onglet Notifications.
• Calendrier (onglet Rendez-vous). Après avoir connecté votre calendrier, choisissez sous « Types de rendez-vous réservables » les types de rendez-vous que votre assistant peut réserver. Le guide complet : Connecter votre calendrier à rednea.

En quelques minutes, tout votre assistant est configuré sur cette seule page.

Votre numéro de téléphone

Sous Numéros de téléphone, dans la colonne de gauche, vous voyez le numéro que nous avons créé pour vous. Dès qu’un appel arrive sur ce numéro, votre assistant répond. Pour qu’il prenne aussi le relais quand vous ne pouvez pas répondre sur votre numéro actuel, configurez une seule fois un renvoi d’appel : Connecter votre numéro existant à rednea.

Les paramètres

Sous Paramètres, en bas de la colonne de gauche, vous trouvez les réglages généraux, répartis en onglets en haut de la page :

• Entreprise : une présentation de votre entreprise (elle aussi reprise de votre site web) ;
• Calendrier : la connexion de votre calendrier, via différentes plateformes de calendrier ;
• Notifications : vos notifications ;
• Équipe : qui peut ouvrir le tableau de bord et qui reçoit les résumés d’appels ;
• Données : le traitement de vos données et les délais de suppression ;
• Abonnement : la gestion de votre abonnement ;
• Compte : votre mot de passe et votre compte.

Au quotidien

Une fois configuré, rednea fonctionne tout seul : vous n’aurez probablement plus besoin d’ouvrir souvent le tableau de bord. Quand quelqu’un appelle votre numéro, l’IA répond, mène la conversation, et vous recevez le résumé par e-mail. En pratique, vous revenez dans le tableau de bord seulement pour modifier un réglage ou relire un appel en détail.

Pour toute question ou remarque, nous sommes toujours là pour vous : écrivez-nous simplement.