Inviter votre équipe, rôles et écoute des appels

Cabinets et entreprises nous posent souvent ces questions : « Est-il normal que chaque secrétaire doive créer son propre accès ? » et « Avec quel code est-ce qu’on écoute les appels ? » Voici les réponses.

En bref : chaque personne a son propre accès, avec sa propre adresse e-mail et son propre mot de passe. Un propriétaire ou un admin l’invite sous Paramètres → Équipe. Les enregistrements et les transcriptions se trouvent dans le tableau de bord, sous Conversations : vous cliquez sur l’appel et vous l’écoutez. Il n’existe pas de code de combox. Les personnes qui reçoivent les résumés par e-mail se règlent à part : cela ne dépend pas de l’accès au tableau de bord.

Inviter un membre de l’équipe

Seules les personnes avec le rôle Propriétaire ou Admin peuvent le faire.

1. Connectez-vous au tableau de bord rednea et cliquez sur Paramètres dans la colonne de gauche.
2. En haut, dans la barre d’onglets, choisissez Équipe.
3. En haut à droite de l’encadré « Équipe », cliquez sur Inviter un membre.
4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne et choisissez son rôle : Lecteur ou Admin.
5. Laissez Recevoir les résumés d’appel activé si la personne doit recevoir l’e-mail après chaque appel. Sinon, désactivez-le.
6. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

La personne reçoit un e-mail avec le bouton Accepter l’invitation. Le lien est valable sept jours et ne sert qu’une fois. Elle saisit son nom et un mot de passe d’au moins 8 caractères, puis clique sur Créer le compte et rejoindre.

Le lien a expiré ? Sous Invitations en attente, cliquez sur Renvoyer : la personne reçoit un nouveau lien, de nouveau valable sept jours. Révoquer annule une invitation.

La personne a déjà un compte rednea ? La fenêtre affiche alors : « Cet e-mail appartient déjà à un compte rednea. Contactez le support. » Dans ce cas, écrivez-nous à info@rednea.ch en indiquant l’adresse e-mail et le rôle souhaité.

Ce que permet chaque rôle

Pour changer un rôle, utilisez la colonne Rôle de la liste Membres actifs. Vous ne pouvez y modifier ni le rôle du propriétaire ni votre propre rôle. Avec Supprimer, dans la colonne Actions, la personne perd immédiatement l’accès à votre entreprise. Son compte rednea reste disponible.

Écouter les appels : où se trouvent les enregistrements

Il n’y a ni combox ni code. Tous les appels se trouvent dans votre tableau de bord, et vous les ouvrez avec votre propre accès :

1. Connectez-vous au tableau de bord rednea.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Conversations.
3. Cliquez sur l’appel que vous voulez écouter.
4. La page Détails de l’appel affiche le Résumé et la carte Enregistrement, avec le bouton de lecture. La transcription défile pendant l’écoute. Pour certains appels, la Transcription et les Enregistrements (audio de l’appelant, audio de l’assistant) apparaissent dans des cartes séparées.

Le plus rapide : dans chaque résumé par e-mail, le bouton en bas de l’e-mail, Voir l’appel complet, ouvre directement cet appel (pour les appels très courts : Voir l’appel). Vous devez pour cela être connecté au tableau de bord.

Pas d’enregistrement ?

• L’enregistrement est désactivé. Sous Paramètres → Données, vous trouvez l’interrupteur Enregistrer les appels. S’il est désactivé, rednea ne conserve aucun audio.
• L’enregistrement a été supprimé automatiquement. Sous Paramètres → Données → Supprimer les anciens contenus d’appel, vous choisissez si les contenus sont supprimés après 7, 30 ou 90 jours, ou jamais. L’appel indique alors par exemple : « Enregistrement supprimé le … selon votre politique de conservation. » Un contenu supprimé ne peut pas être restauré.
• L’interrupteur est activé et l’enregistrement manque quand même ? Écrivez-nous à info@rednea.ch en indiquant la date et l’heure de l’appel.

Seuls les propriétaires et les admins voient l’onglet Données.

Qui reçoit les résumés par e-mail

Le résumé par e-mail est indépendant de l’accès au tableau de bord. Une adresse peut recevoir les résumés sans avoir de compte, et un membre de l’équipe peut avoir un accès sans recevoir de résumés.

• Pour toute l’entreprise : Paramètres → Notifications, rubrique Résumé par e-mail. Sous Dans votre équipe figurent tous les membres pour qui l’interrupteur Résumés d’appel est activé dans l’onglet Équipe. Sous Autres adresses e-mail, vous ajoutez jusqu’à 5 adresses hors de votre équipe, p. ex. une boîte partagée.
• Pour un seul assistant : cliquez sur Assistants dans la colonne de gauche, ouvrez l’assistant et choisissez la section Notifications. Sous Qui le reçoit, choisissez Les mêmes personnes que dans Notifications ou Seulement certaines personnes (jusqu’à 5 adresses). Avec ce second choix, seules ces adresses reçoivent les résumés de cet assistant.

Questions fréquentes

Est-il normal que chaque secrétaire doive avoir son propre accès ?

Oui. Chaque personne se connecte avec sa propre adresse e-mail. Vous voyez ainsi dans l’onglet Équipe qui a accès, et vous pouvez retirer l’accès d’une personne sans que rien ne change pour les autres.

Existe-t-il un code pour écouter la combox rednea ?

Non. Vous écoutez les appels dans le tableau de bord, sous Conversations, ou avec le bouton Voir l’appel complet du résumé par e-mail.

Nous avons résilié et nous recevons encore des e-mails d’appels. Pourquoi ?

Votre assistant répond aux appels jusqu’à la fin de la période payée, et chaque appel envoie un résumé aux adresses enregistrées. Ces adresses n’ont pas besoin d’accès au tableau de bord. Si vous ne voulez plus d’e-mails, un propriétaire ou un admin désactive Résumé par e-mail sous Paramètres → Notifications, ou retire seulement l’adresse concernée. Vous pouvez aussi désactiver le renvoi d’appel chez votre opérateur, voir Connecter votre numéro existant. Si vous n’avez plus accès au tableau de bord, écrivez-nous à info@rednea.ch. Plus d’informations sur la résiliation : Résilier votre abonnement.

Je ne peux plus me connecter. Que faire ?

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?. Si cela ne suffit pas, un propriétaire ou un admin vérifie dans l’onglet Équipe que vous figurez encore dans la liste Membres actifs. Si votre accès a été supprimé, votre compte rednea existe toujours et une nouvelle invitation à la même adresse ne passe pas par le tableau de bord. Écrivez alors à info@rednea.ch.

Une personne retirée de l’équipe reçoit-elle encore des résumés ?

Plus par l’équipe. Si son adresse figure aussi sous Autres adresses e-mail ou, pour un assistant, sous Seulement certaines personnes, retirez-la aussi à cet endroit.