Adresses, sites et heures d’ouverture : ce que votre assistant doit savoir

« Où vous trouvez-vous ? » et « Quels sont vos horaires ? » font partie des questions les plus fréquentes au téléphone. Votre assistant n’y répond correctement que s’il connaît ces informations. S’il lui en manque une, une IA peut donner une réponse qui sonne juste mais qui est fausse, p. ex. l’adresse d’une succursale qui n’existe pas.

En bref : saisissez votre adresse, votre téléphone et vos heures d’ouverture sous Paramètres → onglet Entreprise. Insérez-les ensuite dans les instructions de votre assistant, avec les boutons sous Insérer une information. Sans cette étape, votre assistant ne les connaît pas. Plusieurs sites ou des horaires différents selon le service : décrivez-les en texte dans les instructions, avec une règle claire : ne rien inventer, proposer un rappel. Vérifiez le tout avec un appel test.

Étape 1 : saisir les informations dans l’onglet Entreprise

1. Dans la colonne de gauche du tableau de bord, cliquez sur Paramètres, puis, en haut de la page, sur l’onglet Entreprise.
2. Remplissez les trois cartes :

3. En bas de l’écran apparaît la barre « Vous avez des modifications non enregistrées. » : cliquez sur Enregistrer les modifications.

Écrivez les horaires comme vous les diriez, p. ex. Jours « Lun–Ven » et Heures « 08:00–12:00, 13:30–18:00 ». Avec Ajouter une ligne, indiquez aussi les jours de fermeture (« Sam–Dim », « fermé ») : votre assistant n’a ainsi pas à deviner. Pour la Suisse, le Fuseau horaire est Europe/Zurich.

Le champ Adresse contient une seule adresse. Indiquez celle dont les personnes qui appellent ont le plus souvent besoin, en général le lieu où votre clientèle se rend.

Étape 2 : insérer les informations dans les instructions

Votre assistant ne lit pas votre profil d’entreprise de lui-même. Il ne connaît une information que si elle figure dans ses instructions : sous forme de variable comme {{address}}, ou en texte normal.

1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Assistants, sur votre assistant, puis, dans la barre d’onglets, sur Instructions.
2. Dans le champ Instructions pour votre assistant, placez le curseur à l’endroit voulu.
3. Sous le champ, à côté de Insérer une information, cliquez p. ex. sur Adresse ou Heures d’ouverture. rednea insère la variable ; pendant l’appel, votre assistant la remplace par la vraie valeur.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications, en haut à droite ou dans la barre en bas de l’écran.

Par exemple : « Notre adresse : {{address}}. Nos heures d’ouverture : {{opening_hours}}. Pour toute question sur notre adresse ou nos horaires, réponds uniquement avec ces informations. » Si vous changez plus tard vos horaires dans l’onglet Entreprise, la modification vaut dès l’appel suivant.

Étape 3 : plusieurs sites ou des horaires différents

Le profil d’entreprise contient une adresse et une liste d’horaires. Le reste s’écrit en texte dans les instructions, de façon bien structurée :

« Cabinet du centre, rue du Rhône 10, 1204 Genève : tous les traitements ont lieu ici. Administration, rue de Lausanne 20, 1201 Genève : bureau uniquement. Horaires du cabinet : lu–ve 7 h 30–19 h. Horaires de l’accueil téléphonique : lu–ve 8 h–12 h. Si quelqu’un demande où a lieu son rendez-vous, donne l’adresse du cabinet. Si quelqu’un demande les horaires, vérifie d’abord s’il parle du cabinet ou de l’accueil. »

Vous évitez ainsi deux erreurs vues dans de vrais appels : l’adresse du bureau au lieu du lieu du traitement, et les horaires du service client au lieu de ceux du cabinet.

Si vous avez un assistant par site, écrivez l’adresse du site en texte dans ses instructions. {{address}} contient la même adresse pour tous vos assistants.

En option : Connaissances

Dans certains comptes, la colonne de gauche contient aussi Connaissances. Vous pouvez y déposer des informations plus longues, p. ex. tous vos sites avec l’accès et les places de parc. Si vous ne voyez pas cette entrée, utilisez les instructions comme à l’étape 3.

1. Cliquez sur Connaissances, puis sur Nouveau document.
2. Saisissez un Titre et choisissez la Source du contenu : Texte, Fichier (PDF, DOCX, TXT ou Markdown, 15 Mo maximum) ou Site web (importer des pages choisies).
3. Sous Autorité, choisissez Faisant autorité (prioritaire quand des informations se contredisent) ou Complémentaire.
4. Sous Usage par l’assistant, choisissez Communicable à l’appelant pour que votre assistant puisse transmettre ce contenu. Cliquez sur Créer le document.
5. Sur le document, cliquez sur Publier le brouillon, puis sur Gérer les attributions, choisissez l’assistant et cliquez sur Enregistrer les attributions.

Votre assistant n’utilise que les documents publiés qui lui sont attribués. Dans la carte Testeur de connaissances, sur la même page, vous pouvez poser une question d’essai avant.

Une règle claire : ne rien inventer

Nous vous recommandons d’écrire dans les instructions ce que votre assistant fait quand il ne sait pas :

« Si tu ne connais pas une adresse, un horaire ou un prix, n’invente rien. Dis que tu n’en es pas sûr et propose que l’équipe rappelle. Pour cela, note le nom et le numéro de rappel. »

Vérifier avec un appel test

Ouvrez votre assistant et, en haut de la page, dans la section Appel test, cliquez sur Démarrer l’appel test. L’appel test utilise la configuration enregistrée. Demandez p. ex. : « Où vous trouvez-vous ? », « Êtes-vous ouverts le samedi ? », « Où a lieu mon rendez-vous ? ». Demandez aussi une succursale qui n’existe pas : votre assistant doit proposer un rappel, sans inventer d’adresse.

Si une information était fausse lors d’un vrai appel, lisez Un appel s’est mal passé ? Voici comment nous le signaler. Pour toute question : info@rednea.ch.

Questions fréquentes

L’adresse figure dans les Paramètres. Pourquoi l’assistant ne la connaît-il pas ?

Il manque probablement la variable {{address}} dans les instructions. Insérez-la dans l’onglet Instructions avec Insérer une information → Adresse. Voir Rédiger les instructions de votre assistant.

Dois-je modifier les instructions quand mes horaires changent ?

Non, si vous utilisez {{opening_hours}}. Vous changez alors les horaires uniquement dans l’onglet Entreprise. Si les horaires sont écrits en texte dans les instructions, modifiez-les là.

Comment gérer les jours fériés et les vacances ?

Écrivez les dates dans les instructions, p. ex. « Du 22 décembre au 4 janvier, le cabinet est fermé. », et insérez Date du jour, pour que votre assistant sache quel jour on est. Retirez ensuite la mention.